Halo sobat aliy hafiz kali ini bahasan kita adalah ERP mulai dari Pengertian, Kegunaan, Fitur, Vendor, dan Implementasinya ya. Disimak yuk.
Pengertian ERP
Enterprise Resource Planning atau ERP atau Perencanaan Sumber Daya Perusahaan adalah sistem aplikasi perangkat lunak terintegrasi.
Dimana sistem ini yang mengelola proses dan operasi bisnis sehari-hari di seluruh keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, distribusi, rantai pasokan, dan fungsi lainnya.
Sistem ERP adalah aplikasi penting untuk sebagian besar organisasi karena mereka mengintegrasikan semua proses.
Dimana proses erp ini adalah yang diperlukan untuk menjalankan bisnis mereka ke dalam satu sistem yang juga memfasilitasi perencanaan sumber daya.
Sistem ERP biasanya beroperasi pada platform perangkat lunak terintegrasi menggunakan definisi data umum yang beroperasi pada satu database.
ERP pada awalnya dirancang untuk perusahaan manufaktur tetapi sejak itu diperluas untuk melayani hampir setiap industri, yang masing-masing dapat memiliki kekhasan dan penawaran ERP sendiri.
Misalnya, ERP pemerintah menggunakan manajemen siklus hidup kontrak (CLM) daripada pembelian tradisional dan mengikuti aturan akuntansi pemerintah daripada GAAP.
Itulah pengertian ERP secara teori dan praktis. Pembaca bisa juga mencari pengertian ERP dari kamus langsung dengan cara mencari berdasarkan kata.
ERP Adalah Sebuah Sistem
Sistem ERP adalah sistem yang digunakan untuk meningkatkan operasi perusahaan dalam beberapa cara.
Dengan mengintegrasikan informasi keuangan dalam satu sistem, sistem ERP menyatukan pelaporan keuangan organisasi.
Mereka juga mengintegrasikan manajemen pesanan, membuat pengambilan pesanan, manufaktur, inventaris, akuntansi, dan distribusi menjadi proses yang jauh lebih sederhana dan tidak rawan kesalahan.
Sebagian besar ERP juga menyertakan alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk melacak interaksi pelanggan, sehingga memberikan wawasan yang lebih dalam tentang perilaku dan kebutuhan pelanggan.
Mereka juga dapat menstandarisasi dan mengotomatisasi proses manufaktur dan pendukung, dan menyatukan pengadaan di seluruh unit bisnis organisasi.
Sistem ERP juga dapat menyediakan platform SDM standar untuk pelaporan waktu, pelacakan pengeluaran, pelatihan, dan pencocokan keterampilan.
Juga sangat berguna untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk mengajukan pelaporan kepatuhan yang diperlukan di seluruh keuangan, SDM, dan rantai pasokan.
Fitur Utama Sistem ERP
Skala, ruang lingkup, dan fungsionalitas adalah fitur utama sistem ERP. Fitur ini sangat bervariasi, tetapi sebagian besar sistem ERP menawarkan karakteristik berikut:
Integrasi Seluruh Perusahaan.
Proses bisnis terintegrasi ujung ke ujung di seluruh departemen dan unit bisnis.
Misalnya, pesanan baru secara otomatis memulai pemeriksaan kredit, menanyakan ketersediaan produk, dan memperbarui jadwal distribusi. Setelah pesanan dikirim, faktur dikirim.
Operasi Real Time.
Karena proses dalam contoh di atas terjadi dalam beberapa detik setelah penerimaan pesanan, masalah diidentifikasi dengan cepat, memberi penjual lebih banyak waktu untuk memperbaiki situasi.
Database Terintegrasi.
Database umum memungkinkan data didefinisikan sekali untuk perusahaan dengan setiap departemen menggunakan definisi yang sama. Beberapa sistem ERP membagi database fisik untuk meningkatkan kinerja.
Konsistensi.
Sistem ERP menyediakan antarmuka pengguna yang konsisten, sehingga mengurangi biaya pelatihan.
Ketika perangkat lunak lain diakuisisi oleh vendor ERP, tampilan dan nuansa umum terkadang ditinggalkan demi kecepatan ke pasar.
Saat rilis baru memasuki pasar, sebagian besar vendor ERP mengembalikan antarmuka pengguna yang konsisten.
Jenis ERP
Sistem ERP dikategorikan dalam tingkatan berdasarkan ukuran dan kompleksitas perusahaan yang dilayani:
ERP Tingkat I
Pengertian ERP Tingkat 1 yaitu untuk mendukung perusahaan global besar, menangani semua masalah internasionalisasi.
Termasuk mata uang, bahasa, alfabet, kode pos, aturan akuntansi, dll. Vendor Tingkat I termasuk Oracle, SAP, Microsoft, dan Infor.
ERP Pemerintah Tingkat I
ERP ini mendukung lembaga pemerintah yang besar, sebagian besar federal.
Oracle, SAP, dan CompuServe PRISM dianggap Tingkat I dengan Infor dan CGI Momentum di belakang.
ERP Tingkat II
Mencakup perusahaan besar yang dapat beroperasi di banyak negara tetapi tidak memiliki jangkauan global.
Pelanggan Tingkat II
ERP dapat berupa entitas mandiri atau unit bisnis dari perusahaan global besar. Tergantung pada bagaimana vendor dikategorikan, ada 25 hingga 45 vendor di tingkat ini.
ERP Pemerintah Tingkat II
Berfokus pada pemerintah negara bagian dan lokal dengan beberapa instalasi federal. Tyler Technologies dan UNIT4 termasuk dalam kategori ini.
ERP Tingkat III
Mendukung perusahaan tingkat menengah, menangani beberapa bahasa dan mata uang tetapi hanya satu alfabet.
Tergantung pada bagaimana ERP dikategorikan, ada 75 hingga 100 solusi ERP Tingkat III.
ERP Tingkat IV
Dirancang untuk perusahaan kecil dan sering kali berfokus pada akuntansi.
Vendor ERP
Adapun Vendor ERP adalah sebagai berikut. Mulai dari teratas saat ini meliputi:
- Oracle
- SAP
- Microsoft
- Workday
- Sage
- Infor
- Epicor
- ServiceNow
- QAD
- Salesforce
Memilih ERP
Memilih sistem ERP adalah salah satu keputusan paling menantang yang dihadapi para pemimpin TI.
Selain kriteria tingkat di atas, ada berbagai fitur dan kemampuan yang perlu dipertimbangkan.
Dengan industri apa pun, penting untuk memilih vendor ERP dengan pengalaman industri.
Mendidik vendor tentang nuansa industri baru sangat memakan waktu.
Untuk membantu Anda memahami jenis keputusan yang digunakan untuk memilih sistem ERP.
Implementasi ERP
Implementasi ERP adalah sebuah keputusan yang sangat penting.
Yang paling sukses dipimpin oleh sponsor eksekutif yang mensponsori kasus bisnis, mendapat persetujuan untuk melanjutkan, memantau kemajuan, memimpin komite pengarah, menghilangkan hambatan, dan menangkap manfaatnya.
CIO bekerja sama dengan sponsor eksekutif untuk memastikan perhatian yang memadai diberikan pada integrasi dengan sistem yang ada, migrasi data, dan peningkatan infrastruktur.
Selain itu, CIO juga memberi saran kepada sponsor eksekutif tentang tantangan dan membantu sponsor eksekutif memilih perusahaan yang berspesialisasi dalam implementasi ERP.
Sponsor eksekutif juga harus disarankan oleh eksekutif manajemen perubahan organisasi, karena implementasi ERP menghasilkan proses bisnis baru, peran, antarmuka pengguna, dan tanggung jawab pekerjaan.
Pelaporan ke tim eksekutif program harus menjadi manajer proyek bisnis dan manajer proyek TI.
Jika perusahaan telah melibatkan perusahaan integrasi ERP, manajer proyeknya harus menjadi bagian dari tim manajemen program inti.
Sebagian besar tugas praktisi ERP adalah menyusun implementasi ERP mereka sebagai berikut:
Mendapatkan Persetujuan
Sponsor eksekutif mengawasi pembuatan dokumentasi apa pun yang diperlukan untuk persetujuan.
Dokumen ini, biasanya disebut kasus bisnis, biasanya mencakup deskripsi tujuan dan ruang lingkup program, biaya dan jadwal implementasi, risiko pengembangan dan operasional, dan manfaat yang diproyeksikan.
Sponsor eksekutif kemudian menyajikan kasus bisnis kepada eksekutif yang sesuai untuk persetujuan formal.
Rencanakan Program
Garis waktu sekarang disempurnakan menjadi rencana kerja, yang harus mencakup finalisasi anggota tim, pemilihan mitra eksternal (spesialis implementasi, spesialis manajemen perubahan organisasi, spesialis teknis).
Finalisasi kontrak, perencanaan peningkatan infrastruktur, dan tugas dokumentasi, ketergantungan , sumber daya, dan waktu dengan kekhususan sebanyak mungkin.
Konfigurasi Perangkat Lunak
Fase terbesar dan tersulit ini mencakup menganalisis kesenjangan dalam proses bisnis saat ini dan aplikasi pendukung,
Kemudian mengonfigurasi parameter dalam perangkat lunak ERP untuk mencerminkan proses bisnis baru, menyelesaikan penyesuaian yang diperlukan.
Selanjutnya memigrasikan data menggunakan definisi data standar, melakukan pengujian sistem, dan menyediakan semua dokumentasi fungsional dan teknis.
Deploy Sistem
Sebelum cutover terakhir, beberapa aktivitas harus diselesaikan, termasuk pelatihan staf tentang sistem, merencanakan dukungan untuk menjawab pertanyaan dan menyelesaikan masalah setelah ERP beroperasi.
Kemudian menguji sistem, membuat keputusan “Go live” dalam hubungannya dengan sponsor eksekutif.
Stabilkan Sistem
Setelah penerapan, sebagian besar organisasi mengalami penurunan kinerja bisnis karena staf mempelajari peran, alat, proses bisnis, dan metrik baru.
Selain itu, data yang tidak dibersihkan dengan baik dan kemacetan infrastruktur akan menyebabkan gangguan.
Semua memaksakan gelembung beban kerja pada penerapan ERP dan tim dukungan.
Biaya Tersembunyi ERP
Berikutnya yang penting di ERP adalah biaya tersembunyi. Empat faktor biasanya diremehkan selama perencanaan proyek:
Perubahan Proses Bisnis.
Setelah tim melihat hasil peningkatan mereka, sebagian besar merasa diberdayakan dan mencari peningkatan tambahan.
Kesuksesan melahirkan kesuksesan yang seringkali menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang dianggarkan semula.
Manajemen Perubahan Organisasi.
Perubahan menciptakan ketidakpastian di semua tingkat organisasi.
Dengan banyak eksekutif yang tidak terbiasa dengan nuansa manajemen perubahan organisasi, upaya ini mudah diremehkan.
Migrasi Data.
Perusahaan sering memiliki database yang tumpang tindih dan aturan pengeditan yang lemah.
Pengeditan yang lebih ketat yang diperlukan dengan sistem ERP meningkatkan waktu migrasi data.
Waktu yang dibutuhkan ini mudah diremehkan, terutama jika semua sumber data tidak dapat diidentifikasi.
Kode Kustom.
Kustomisasi meningkatkan biaya implementasi secara signifikan dan harus dihindari.
Ini juga membatalkan garansi, dan masalah yang dilaporkan ke vendor harus direproduksi pada perangkat lunak yang tidak dimodifikasi.
Itu juga membuat peningkatan menjadi sulit. Akhirnya, sebagian besar perusahaan meremehkan biaya penyesuaian sistem mereka.
Mengapa ERP Gagal
Proyek ERP gagal karena banyak alasan yang sama dengan kegagalan proyek lain, termasuk sponsor eksekutif yang tidak efektif,
Lalu tujuan program yang tidak jelas, manajemen proyek yang lemah, sumber daya yang tidak memadai, dan pembersihan data yang buruk.
Tetapi ada beberapa penyebab kegagalan yang terkait erat dengan ERP:
Pemilihan paket yang tidak tepat.
Banyak perusahaan percaya bahwa ERP Tingkat I menurut definisi “terbaik” untuk setiap perusahaan.
Pada kenyataannya, hanya perusahaan global yang sangat besar yang akan menggunakan lebih dari sebagian kecil fungsi mereka.
Perusahaan yang tidak cukup kompleks untuk membenarkan Tingkat I mungkin menemukan implementasi tertunda oleh kelebihan fitur.
Sebaliknya, perusahaan global besar mungkin menemukan bahwa ERP Tingkat II atau Tingkat III tidak memiliki fitur yang memadai untuk operasi global yang kompleks.
Resistensi Internal.
Sementara setiap program baru dapat menghasilkan perlawanan, ini lebih umum dengan ERP.
Unit bisnis jarak jauh sering melihat standarisasi yang diberlakukan oleh ERP sebagai upaya kantor pusat untuk meningkatkan kontrol atas lapangan.
Bahkan dengan kampanye manajemen perubahan yang aktif, tidak jarang ditemukan orang-orang di lapangan yang memperlambat implementasi sebanyak mungkin.
Bahkan kelompok yang mendukung ERP dapat menjadi kecewa jika tim implementasi memberikan dukungan yang buruk.
Pendukung yang kecewa dapat menjadi kritikus yang kejam ketika mereka merasa telah diterima begitu saja dan tidak ditawari dukungan yang sesuai.
Cloud ERP
Apa itu cloud ERP? Bagian ini adalah bentuk kita mengikuti perkembangan zaman.
Selama beberapa tahun terakhir, vendor ERP telah menciptakan sistem baru yang dirancang khusus untuk cloud.
Sementara vendor ERP lama telah membuat versi cloud dari perangkat lunak mereka.
Cloud ERP Ada beberapa alasan untuk beralih ke cloud ERP, yang terbagi menjadi dua jenis utama:
ERP sebagai layanan.
Dengan ERP ini, semua pelanggan beroperasi pada basis kode yang sama dan tidak memiliki akses ke kode sumber.
Pengguna dapat mengonfigurasi tetapi tidak menyesuaikan kode.
ERP di cloud IaaS.
Perusahaan yang mengandalkan kode kustom dalam ERP mereka tidak dapat menggunakan ERP sebagai layanan.
Jika mereka ingin beroperasi di cloud, satu-satunya pilihan adalah pindah ke penyedia IaaS, yang memindahkan server mereka ke lokasi yang berbeda.
Bagi sebagian besar perusahaan, ERP sebagai layanan menawarkan tiga keuntungan: Biaya awal lebih rendah, peningkatan ke rilis baru lebih mudah,
Selain itu, eksekutif yang enggan tidak dapat menekan organisasi untuk menulis kode khusus untuk organisasi mereka.
Namun, bermigrasi ke cloud ERP bisa menjadi rumit dan memerlukan pendekatan yang agak berbeda daripada menerapkan solusi di tempat.
Selain itu jika kita menggunakan ERP sebagai sebuah servis ada risiko lain yaitu serangan hacker atau peretas.
Serangan keamanan ini mengancam akan data yang kita miliki. Namun, hal itu biasanya pihak vendor sudah memperhatikan keamanan siber yang diperlukan.
Kesimpulan
Keberadaan ERP sangat penting untuk perusahaan. Akan tetapi, jika tidak dikelola dengan baik akan membuat pengeluaran yang tidak kecil.
Untuk itu, perlu diperhatikan pengelolaannya. Demikianlah pembahasan mengenai pengertian ERP, jenis, manfaat, vendor dan implementasinya ya semoga bermanfaat ya.