IT Asset Management: Pengertian, Manfaat dan Tool

Halo sobat aliy hafiz kali ini kita akan bahas mengenai IT Asset Management: Pengertian, Manfaat dan Tool yang digunakan, disimak yuk.

Pengertian Aset IT

Aset teknologi informasi (IT) atau IT Asset adalah setiap bagian dari informasi, perangkat lunak atau perangkat keras yang digunakan organisasi dalam kegiatan bisnisnya.

IT Asset Management Pengertian Jenis Manfaat Software
IT Asset Management

Adapun Aset perangkat keras mencakup peralatan komputasi fisik seperti server fisik di pusat data, komputer desktop, perangkat seluler, laptop, keyboard, dan printer.

Perangkat lunak juga merupakan aset TI, di sisi lain, termasuk aplikasi yang lisensinya biasanya dikeluarkan per pengguna atau mesin, serta sistem perangkat lunak dan basis data yang dibangun menggunakan sumber daya sumber terbuka.

Selain itu, Aset IT perangkat lunak juga mencakup aset yang berbasis cloud, seperti aplikasi Software-as-a-Service (SaaS).

Pengertian IT Asset Management (ITAM)

IT Asset Management atau Manajemen aset TI disingkat (ITAM) adalah seperangkat praktik bisnis yang menggabungkan fungsi keuangan, inventaris, dan kontraktual untuk mengoptimalkan pengeluaran dan mendukung manajemen siklus hidup dan pengambilan keputusan strategis dalam lingkungan TI.

ITAM juga sering merupakan bagian dari proses manajemen layanan TI (ITSM) atau IT Service Management.

Aset Teknologi Informasi atau TI diklasifikasikan sebagai informasi, sistem, atau perangkat keras milik perusahaan yang digunakan dalam aktivitas bisnis.

Proses manajemen aset TI biasanya melibatkan pengumpulan inventaris terperinci dari perangkat keras, perangkat lunak, dan aset jaringan organisasi dan kemudian membuat keputusan bisnis yang terinformasi tentang pembelian dan redistribusi terkait Teknologi Informasi atau / TI.

Aplikasi IT Asset Management atau ITAM tersedia bagi organisasi untuk membantu proses ITAM. Aplikasi ini dapat mendeteksi perangkat keras, perangkat lunak, dan aset jaringan di seluruh organisasi dan kemudian menangkap, merekam, dan menyediakan data.

Beberapa dari aplikasi ini mengintegrasikan ITAM dengan meja layanan, menjaga pengguna dan mengakses informasi bersama dengan insiden dan permintaan.

Mengapa IT Asset Management Penting

ITAM lebih dari sekadar membuat inventaris aset. Ini tentang terus menggunakan data aset yang diambil untuk memaksimalkan pengembalian, meminimalkan risiko, dan mendorong peningkatan nilai bisnis.

Dengan menghindari pembelian aset yang tidak perlu dan memanfaatkan sumber daya saat ini dengan sebaik-baiknya, manajer aset TI dapat memangkas biaya lisensi dan dukungan perangkat lunak, menghilangkan pemborosan, dan meningkatkan efisiensi.

Selain itu IT Asset Management/ITAM juga membantu meningkatkan pemahaman seluruh perusahaan tentang nilai bisnis TI, meningkatkan komunikasi dan pemahaman antara TI dan departemen lain, menegakkan kepatuhan terhadap kebijakan keamanan siber dan persyaratan peraturan, meningkatkan produktivitas melalui dukungan teknis, dan membatasi biaya overhead untuk mengelola lingkungan TI.

Jenis IT Asset Management

Empat jenis utama opsi pembelian ITAM meliputi:

1.Manajemen Aset Perangkat Keras Dan Perangkat Lunak

Dalam jenis strategi ini, TI memiliki platform yang hanya berfokus pada penyampaian pengelolaan perangkat keras TI seperti perangkat titik akhir, perangkat seluler, server, stasiun kerja, dan perangkat lunak apa pun yang digunakan.

2.Manajemen Aset Cloud

Tool manajemen aset cloud berfokus untuk mendukung pengelolaan layanan aset cloud dari Amazon, Microsoft, Google, atau penyedia layanan cloud lainnya.

3.Manajemen Aset Digital

Tool manajemen aset terutama digunakan oleh organisasi yang mengelola konten digital untuk melacak lisensi, format, metadata, dan atribut lainnya.Tool ini menyediakan fitur dan fungsionalitas yang tidak ditemukan di produk lain.

4.Manajemen Aset Tetap

Tool ini melacak aset termasuk meja, printer, lemari jaringan, unit AC ruang server, dan aset TI tetap lainnya di lingkungan.

Manfaat Manajemen Aset IT

Ada banyak manfaat menggunakan tool atau IT Asset Management untuk aset TI, yaitu sebagai berikut:

  1. Mempertahankan lokasi terpusat untuk semua informasi aset untuk TI;
  2. Memiliki visibilitas yang lebih baik ke lokasi aset dan informasi terperinci tentangnya;
  3. Mengurangi risiko;
  4. Tetap terorganisir dengan semua kategori aset yang berbeda dan melaporkannya; dan
  5. Menghilangkan pemborosan dengan duplikat pembelian aset.

Best Practice Asset Management

Dibawah ini adalah best practice dari IT Asset Management, yaitu:

  1. Keberhasilan implementasi ITAM dihasilkan dari perencanaan yang matang dan beberapa pertimbangan lainnya, antara lain sebagai berikut:
  2. Menentukan jenis tool atau alat apa yang akan menjawab kebutuhan manajemen aset saat ini;
  3. Mendefinisikan prosedur operasi standar untuk pelacakan aset, dokumentasi dalam sistem dan cara menggunakan sistem;
  4. Menciptakan metode pelacakan yang konsisten untuk memastikan bahwa semua aset yang relevan diperhitungkan;
  5. Sering melakukan audit manajemen aset dengan meninjau dan memperbarui aset yang ada berdasarkan jadwal; dan
  6. Memiliki kemampuan untuk melacak data penting seperti tanggal kedaluwarsa, tanggal pembelian, informasi kontak vendor, dan detail relevan lainnya.

Tool IT Asset Management

Tool IT Asset Management atau Perangkat lunak manajemen aset teknologi informasi adalah alat yang membantu bisnis membuat aset yang menghasilkan pendapatan lebih bermanfaat. Terutama aset-aset yang penting untuk operasi sehari-hari bisnis apa pun.

Perangkat lunak atau software manajemen aset teknologi informasi memberikan perspektif komprehensif tentang masa pakai aset, mulai dari akuisisi hingga penerapan hingga pemeliharaan dan pembuangan.

Sementara organisasi mungkin melacak asetnya dengan spreadsheet dasar seperti excel, tool manajemen aset memungkinkan pengguna untuk mengevaluasi data yang relevan dengan setiap aset, membantu mereka membuat keputusan yang lebih tepat tentang manajemen aset.

Sistem manajemen aset mencapai hal ini dengan memandu pengguna untuk melacak aset, menganalisis biaya pemeliharaan, dan memperpanjang masa manfaat aset.

Sistem manajemen aset mencatat setiap detail aset dan sangat bermanfaat bagi organisasi. Selain melacak aset, mereka juga dapat melakukan layanan tambahan seperti:

  1. Mengurangi biaya yang terkait dengan pengadaan, kepatuhan, dan pemeliharaan aset
  2. Tingkatkan visibilitas semua aset
  3. Maksimalkan masa pakai aset
  4. Tingkatkan dan jamin kepatuhan

Sistem manajemen aset yang ideal akan memberi pengguna sumber daya yang mereka butuhkan untuk mengelola inventaris aset lengkap mereka dalam satu dasbor terpusat.

Manajer aset dapat melihat di mana aset disimpan, siapa yang menggunakannya, dan bagaimana caranya.

Ada banyak pilihan dari tool yang akan digunakan, adapun beberapa tool ITAM yang siap digunakan perusahaan adalah sebagai berikut:

  1. ManageEngine AssetExplorer
  2. Aset Panda
  3. GoCodes
  4. Suite Manajemen Aset TI Ivanti
  5. Layanan Sekarang
  6. SysAid
  7. BMC Track-It

Mengelola aset TI secara efektif juga dapat meningkatkan visibilitas dan kontrol aset TI serta membantu mengidentifikasi dan mengganti komponen perangkat keras dan perangkat lunak yang dicuri dengan cepat.

IT Asset Management dapat mendukung proses ITIL lainnya dengan memberikan informasi yang akurat tentang aset yang terpengaruh oleh insiden, masalah, atau perubahan.

ITAM juga membuat organisasi lebih gesit dengan memungkinkan migrasi, peningkatan, dan perubahan di seluruh perusahaan yang lebih cepat dan akurat.

Aset TI dan data konfigurasi dapat menjadi sangat penting setelah bencana alam dan kejadian tak terduga lainnya.

ITAM yang tepat dapat membantu pemimpin dengan cepat mengidentifikasi efek dari peristiwa tersebut dan dengan lebih percaya diri membuat keputusan untuk memulihkan layanan.

Proses Asset Management

IT Asset Management adalah proses yang berkesinambungan dan sistematis, sehingga konsep siklus hidup aset membantu menyusun aktivitas dan mendukung pengambilan keputusan.

Siklus ini dimulai dengan perencanaan strategis di seluruh organisasi untuk menentukan aset apa yang dibutuhkan, cara pengadaannya, cara spesifik penggunaannya, dan pendanaannya.

Ini sering kali mencakup perkiraan total biaya kepemilikan (TCO) dan analisis biaya-manfaat alternatif. Adapun proses dari IT Asset Management memiliki beberapa proses.

Berikutnya adalah fase pengadaan, di mana organisasi membangun, membeli, menyewakan atau melisensikan aset yang mereka butuhkan.

Pengadaan berikutnya adalah fase integrasi, di mana aset dipasang dan diperkenalkan ke ekosistem TI. Ini termasuk mengintegrasikan aset dengan komponen lain dengan benar, membangun proses dukungan dan operasi, dan menentukan akses pengguna.

Memelihara dan meningkatkan aset adalah fase berikutnya dari siklus hidup aset TI. Untuk memaksimalkan nilai aset dan memperpanjang umurnya serta mengurangi risiko dan mengurangi biaya dukungan pemeliharaan, perbaikan, dan overhaul yang ekstensif mungkin diperlukan.

Setelah aset mencapai akhir masa manfaatnya, fase terakhir adalah penghentian dan pelepasan aset.

Itu sering termasuk transisi pengguna ke sumber daya lain, memperbarui catatan aset, membatalkan perjanjian dukungan, mengakhiri pembaruan lisensi dan memulai perencanaan untuk aset pengganti, menurut Freshservice, meja layanan berbasis cloud dan sistem ITSM.

Tahapan Siklus Hidup IT Asset Management

Setiap aset TI memiliki siklus hidup yang terbatas. Manajemen aset TI (ITAM) adalah tentang mengelola siklus hidup aset untuk memastikan produktivitas maksimum.

IT Asset Management Life Cycle
IT Asset Management Life Cycle

Sementara setiap organisasi dapat menentukan tahapan siklus hidup yang unik, siklus hidup aset TI umumnya mencakup tahapan berikut:

1.Planning:

Ini melibatkan pengambilan keputusan tentang aset yang dibutuhkan oleh organisasi, tujuan penggunaannya, dan cara memperolehnya.

Organisasi juga mempertimbangkan alternatif kompetitif dan melakukan analisis biaya-manfaat dan TCO (total biaya kepemilikan) dari semua opsi yang memungkinkan saat merencanakan akuisisi aset.

2.Procurement/Akuisisi:

Aset dapat diperoleh dengan membeli (termasuk Perangkat Lunak sebagai Layanan), membangun, melisensikan, atau menyewakan.

3.Deployment:

Penyebaran aset mungkin melibatkan instalasi, integrasi dengan tool lain, menyediakan akses pengguna dan memberikan dukungan teknis.

4.Maintenance:

Setelah aset digunakan, ketentuan harus dibuat untuk pemeliharaan rutin, peningkatan, dan perbaikan untuk mengoptimalkan penggunaannya dan memaksimalkan nilai. Ini akan memperpanjang umur mereka, meminimalkan biaya dan mengurangi risiko.

5.Retire:

Aset dihentikan ketika penyusutan terjadi dan pemeliharaan tidak lagi layak. Artinya, aset TI mencapai akhir siklus hidupnya ketika pemeliharaan menjadi lebih sering dan organisasi menghabiskan lebih banyak sumber daya daripada sebelumnya.

Sebuah organisasi juga dapat memutuskan untuk menghentikan aset jika ada alternatif yang lebih baik di pasar. Pensiun aset melibatkan pelepasan aset lama, memperbarui informasi aset, menghentikan dukungan dan perjanjian lisensi, serta membuat rencana untuk beralih ke aset baru.

Standar ISO untuk Manajemen Aset IT

Organisasi Standar Internasional (ISO) telah menetapkan seperangkat standar resmi untuk ITAM. Rangkaian standar ini, ISO 19770, terdiri dari lima bagian utama dan diperbarui pada tahun 2017.

Di bawah ini adalah lima bagian dari standar untuk IT Asset Management dan apa yang diperlukan, sebagaimana dirangkum oleh Freshservice.

1.ISO/IEC 19770-1.

Kerangka kerja proses yang menguraikan praktik terbaik untuk ITAM dalam sebuah organisasi. Ini memberi organisasi cara untuk membuktikan bahwa mereka melakukan ITAM sesuai standar yang memenuhi persyaratan tata kelola perusahaan dan mendukung aktivitas manajemen layanan TI.

2.ISO/IEC 19770-2.

Standar data untuk tag identifikasi perangkat lunak. Hal ini memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi perangkat lunak yang digunakan pada perangkat tertentu.

3.ISO/IEC 19770-3.

Standar data untuk merinci kepemilikan dan hak yang terkait dengan perangkat lunak dan metode untuk mengukur konsumsi lisensi atau kepemilikan.

4.ISO/IEC 19770-4.

Standar pengukuran yang memungkinkan pelaporan standar pemanfaatan sumber daya. Standar ini sangat penting ketika mengelola lisensi pusat data yang kompleks serta perangkat lunak dan perangkat keras berbasis cloud.

5.ISO/IEC 19770-5.

Memberikan gambaran umum tentang standar ITAM yang ditentukan ISO dan kosakata terkait.

Demikianlah pembahasan mengenai IT Asset Management: Pengertian, Manfaat dan Tool yang digunakan semoga bermanfaat ya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *