Software,Fitur, dan Cara Kerja IT Asset Management

Halo sobat Aliy Hafiz kali ini kita akan membahas mengenai Software,Fitur, dan Cara Kerja IT Asset Management, disimak yuk. Sebelum lebih lanjut untuk mengetahui pengertian dari IT Aset Management bisa baca artikel ini terlebih dahulu ya.

Software Fitur Cara Kerja IT Asset Management
Software Fitur Cara Kerja IT Asset Management

Seiring pertumbuhan aset IT organisasi, mengelolanya melalui sistem manual, berbasis kertas, atau spreadsheet menjadi rumit.

Software atau Perangkat lunak IT Asset Management atau ITAM adalah aplikasi terpusat yang digunakan untuk manajemen dan pelacakan siklus hidup aset.

Fitur Perangkat Lunak IT Asset Management

Solusi perangkat lunak manajemen aset TI biasanya menyertakan fitur yang memberi organisasi kontrol yang lebih baik atas lingkungan TI mereka dan memungkinkan mereka melacak aset di tempat dan di cloud:

1.Deteksi Otomatis:

Fitur pertama dari software atau perangkat lunak IT Asset Management adalah deteksi otomatis. Sebagian besar sistem manajemen aset TI secara otomatis mendeteksi semua perangkat keras dan perangkat lunak yang diinstal pada jaringan komputer organisasi.

2.Manajemen Lisensi:

Fitur Manajemen Lisensi adalah Software atau Perangkat lunak ITAM menyimpan lisensi aset TI. Ini kemudian direferensikan silang ke data inventaris yang relevan untuk memberi tahu organisasi jika kurang berlisensi.

Dan berisiko melanggar perjanjian lisensi atau terlalu berlisensi dan memperoleh perangkat lunak yang kurang digunakan atau tidak pernah digunakan. Fungsionalitas ini juga dapat melacak tanggal kedaluwarsa perjanjian lisensi dan menginformasikannya kepada organisasi.

3.Manajemen Versi Dan Patch:

Software atau Perangkat lunak manajemen aset melacak penerapan tambalan dan versi perangkat lunak baru untuk menjaga rangkaian komputer organisasi tetap aman, mutakhir, dan berjalan dengan lancar.

4.Manajemen Permintaan:

Beberapa Tool atau perangkat lunak ITAM dapat melacak semua permintaan aset TI dan memungkinkan organisasi menentukan alur kerja permintaan aset. Mereka mengevaluasi persyaratan lisensi untuk aset ini dan mengelola proses akuisisi dan penerapan.

5.Manajemen Inventaris:

Tool atau Alat IT Asset Management mencatat semua aset yang digunakan oleh suatu organisasi. Inventaris mencatat data aset seperti nama, jenis perjanjian lisensi, dan versi.

6.Basis Data Manajemen Konfigurasi (CMDB):

CMDB atau Configuration Management Data Base adalah basis data terpusat yang menyimpan informasi tentang aset TI organisasi dan hubungan antar aset.

7.Manajemen Aset Tetap:

Sebagian besar alat ITAM memiliki repositori khusus untuk mengelola data aset tetap. Aset tetap terutama mencakup perangkat keras.

8.Manajemen Aset Digital:

Fitur dari software atau perangkat lunak ITAM ini melibatkan pengelolaan hak digital dan media kaya (misalnya, konten multimedia seperti video, musik, dan foto).

Faktor Pertimbangan Ketika Memilih Software IT Asset Management

Berikut ini adalah hal yang dipertimbangkan ketika memilih perangkat lunak atau software dari IT Asset Management, yaitu:

1.Tujuan:

Yang dipertimbangkan pertama dalam memilih IT Asset Management adalah tujuan. Suatu organisasi harus memiliki gagasan yang jelas mengapa ia membutuhkan software atau perangkat lunak ITAM dan tujuan yang ingin dicapai dengan menjadi digital dalam manajemen asetnya.

Jika memungkinkan, manajemen harus mengatur pertemuan dengan semua departemen TI terkait untuk mendapatkan pendapat mereka.

2.Biaya:

Selanjutnya yang menjadi pertimbangan memilih IT Asset Management adalah biaya. Ketika organisasi telah mengidentifikasi paket perangkat lunak yang memenuhi tujuan dan harapannya, langkah selanjutnya adalah membandingkan harga dengan anggarannya.

Memahami apa yang ditawarkan dan tidak ditawarkan oleh setiap paket dengan harga mungkin bisa membantu. Pertimbangkan untuk memanfaatkan masa uji coba gratis sebelum memutuskan untuk membeli.

3.Dukungan Teknis:

Organisasi harus memilih penyedia perangkat lunak yang menawarkan dukungan teknis atau support kapan pun dibutuhkan. Dukungan atau Support teknis ini sangat penting untuk menghadapi situasi yang tidak diinginkan seperti kerusakan sistem dan lain lain.

Support atau Dukungan dari Manajemen Aset IT ini dapat datang dalam bentuk platform layanan mandiri, komunitas pengguna online, obrolan dalam aplikasi atau web dengan bot, dukungan telepon, atau obrolan dengan asisten layanan pelanggan di media sosial.

4.Ulasan Dan Peringkat:

Membaca ulasan tentang pengguna paket perangkat lunak saat ini dan sebelumnya di situs pihak ketiga (misal., toko aplikasi dan lembaga pemeringkat perangkat lunak) dapat membantu organisasi membuat pilihan yang baik.

Contoh Software

Berikut ini adalah contoh dari software IT Asset Management yaitu ManageEngine. ManageEngine AssetExplorer adalah perangkat lunak IT Asset Management (ITAM) berbasis web yang membantu Anda memantau dan mengelola aset di jaringan Anda dari fase Perencanaan hingga fase Pembuangan.

AssetExplorer memberi Anda sejumlah cara untuk memastikan penemuan semua aset di jaringan Anda. ManageEngine merupakan salah satu pilihan dari berbagai platform IT Asset Management yang handal.

Anda dapat mengelola perangkat lunak & aset perangkat keras, memastikan kepatuhan lisensi perangkat lunak, dan melacak pesanan & kontrak pembelian – sepanjang sembilan yard. AssetExplorer sangat mudah dipasang dan langsung berfungsi.

Cara Kerja Proses Perangkat Lunak IT Asset Management

Berikut ini adalah cara kerja dari proses IT Asset Management. Proses manajemen aset TI (ITAM) biasanya melibatkan langkah-langkah berikut:

1.Identifikasi aset:

Langkah pertama dalam manajemen aset TI adalah membuat inventaris terperinci dari semua aset TI. Ini memungkinkan identifikasi yang mudah dan memastikan bahwa aset redundan dioptimalkan untuk efisiensi yang lebih besar.

2.Pelacakan:

Ini melibatkan penggunaan alat atau sistem ITAM untuk terus memantau aset TI. Informasi yang dikumpulkan untuk melacak setiap aset mencakup keuangan (biaya aset), kontraktual (jaminan, lisensi, dan perjanjian tingkat layanan (SLA)) dan data inventaris (lokasi dan kondisi aset fisik).

3.Pemeliharaan:

Aset TI dipelihara sesuai dengan tahap siklus hidup mereka. Pemeliharaan melibatkan perbaikan, peningkatan, dan penggantian aset. Semua aktivitas pemeliharaan yang dilakukan pada aset TI dicatat sebagai bagian dari proses ITAM sehingga data tersebut dapat digunakan untuk menilai kinerja aset.

Keuntungan Software IT Asset Management

Manajemen aset TI yang efisien (ITAM) dapat membantu organisasi membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Beberapa manfaat utama atau keuntungan ketika kita menggunakan IT Asset Management termasuk yang berikut:

1.Database/Inventaris Aset Terpusat:

Keuntungan pertama ketika menggunakan IT Asset Management yaitu kita memiliki database aset secara terpusat. Aset sulit dikelola saat dilacak di tempat yang berbeda. Ketidaktepatan dan ketidakteraturan dapat terjadi, menyebabkan inefisiensi dan keputusan bisnis yang buruk. Memiliki satu sumber kebenaran membuat pelacakan aset lebih mudah dan lebih efisien.

Organisasi dapat melihat di satu tempat aset apa yang perlu dibuang, ditingkatkan, atau dioptimalkan untuk produktivitas maksimum.

2.Penggunaan Aset Yang Dioptimalkan:

Manajemen aset TI mengarah pada penggunaan sumber daya yang efisien, mengurangi risiko, meminimalkan pemborosan, dan mengurangi biaya. Dengan menetapkan proses ITAM, organisasi mendapatkan data real-time tentang status semua asetnya dan dapat membuat keputusan yang tepat tentang penggunaan aset.

3.Kepatuhan Lisensi Perangkat Lunak:

Organisasi yang melisensikan perangkat lunak pihak ketiga seringkali harus menjalani audit perangkat lunak oleh penyedia perangkat lunak yang ingin memastikan bahwa organisasi ini mematuhi persyaratan dan ketentuan lisensi.

Kelalaian dalam perjanjian dapat menyebabkan denda yang serius. Dengan demikian, organisasi menggunakan perangkat lunak ITAM untuk memantau secara otomatis semua perangkat lunak yang diinstal pada semua komputer di jaringan mereka dan memastikan bahwa mereka mematuhi perjanjian lisensi yang relevan.

4.Pengambilan Keputusan Yang Terinformasi:

Data ITAM membantu evaluasi pembelian dan penerapan sebelumnya, yang kemudian menginformasikan tindakan selanjutnya. ITAM dapat meningkatkan pembelian aset TI dan proses bisnis.

IT Asset Management (ITAM) vs. IT Service Management (ITSM)

Dibawah ini adalah penjelasan dari perbedaan antara IT Asset Management dengan IT Service Management. Jadi apa sebenernya perbedaan antara keduanya yaitu IT Asset Management  atau Manajemen Aset IT dengan IT Service Management?

Sementara manajemen aset TI adalah tentang mengelola aset TI sepanjang siklus hidupnya, manajemen layanan TI (ITSM) adalah tentang mengelola dan memberikan layanan TI.

Manajemen layanan TI atau ITSM adalah proses pengelolaan layanan TI dalam suatu organisasi. Ini mencakup banyak komponen, mulai dari perencanaan dan implementasi layanan TI hingga memantau dan mengauditnya untuk memastikannya berjalan dengan lancar dan efisien.

Layanan TI meliputi meja bantuan dan dukungan meja layanan (seperti membimbing pengguna tentang cara mengubah kata sandi mereka) dan mengubah prosedur manajemen, yang melibatkan penanganan perubahan yang efisien pada infrastruktur TI.

Tujuan dari manajemen layanan TI adalah untuk menyediakan layanan TI yang andal dan berkualitas tinggi yang memenuhi kebutuhan bisnis dan pengguna akhir, termasuk pelanggan, karyawan, dan mitra bisnis. ITSM bertujuan untuk meningkatkan pengalaman pengguna dan kualitas layanan.

Perpustakaan Infrastruktur TI (ITIL) dianggap sebagai pendekatan terbaik untuk menyampaikan ITSM. Ini adalah perpustakaan yang menyediakan praktik dan kerangka kerja terbaik untuk ITSM yang efisien.

Versi ITIL terbaru, ITIL 4, terdiri dari lima volume yaitu, Strategi Layanan, Desain Layanan, Transisi Layanan, Operasi Layanan, dan Peningkatan Layanan Berkelanjutan yang merinci 34 praktik ITSM.

Di satu sisi, ITSM mencakup ITAM. Manajemen aset dan konfigurasi adalah di antara banyak proses ITSM, dan CMDB yang merupakan alat yang didedikasikan untuk proses ini adalah gudang terpusat dari aset TI organisasi dan hubungan di antara mereka. Itulah perbedaan antara IT Asset Management dengan IT Service Management. sudah jelas tentunya.

Demikianlah pembahasan mengenai Software,Fitur, dan Cara Kerja IT Asset Management semoga bermanfaat ya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *